home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Precision Software Appli…tions Silver Collection 4 / Precision Software Applications Silver Collection Volume 4 (1993).iso / database / keepname.exe / A-READ.1ST next >
Text File  |  1992-06-04  |  7KB  |  160 lines
  1.          HINTS AND DEFINITIONS FOR "KEEPNAME"
  2.  
  3. Requirements: Decompress in a separate directory so that "KEEPNAME" can
  4. find its support programs.
  5.  
  6. Run the program by keying KEEPNAME
  7.  
  8. Have ANSI.SYS loaded or run the program called "ANSI" before using
  9. "KEEPNAME".
  10.  
  11. You must have DOS 3.0 or above. I use DOS 5.0. Monochrome or color is
  12. supported.
  13.  
  14. 1] Field definitions for Individual People records:
  15. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  16.     Title....  Mr, Mrs, etc.
  17.     Name.....  Full name
  18.     Jr,Sr....  Jr., Sr., etc.
  19. Salutation...  How to address letter. To have Tom Davis print as
  20.                Mr. Davis, this field would say Mr. Davis
  21.                If left blank, the full name is used for salutation.
  22.  Address 1...  Street address line 1
  23.  Address 2...  Street address line 2
  24.      City....  City
  25.     State....  State
  26.     ZipCode..  Up to 10 character zipcode area
  27. Home Phone...  Home phone
  28. More Phone...  Work or play phone
  29.     Comment..  Up to 30 character comment.
  30.  Birthdate...  Month, day, year format
  31.  
  32. 2] Field definitions for Company records:
  33. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  34.    Company...  Company name
  35.  Address 1...  Street address line 1
  36.  Address 2...  Street address line 2
  37.      City....  City
  38.     State....  State
  39.     ZipCode..  Up to 10 character zipcode area
  40.   Contact....  Person to contact
  41. Salutation...  How to address letter. To have Tom Davis print as
  42.                Mr. Davis, this field would say Mr. Davis
  43.                If left blank, the full contact name is used for salutation.
  44.     Phone....  Company phone
  45.     Comment..  Up to 30 character comment.
  46.  
  47. 3] Automatic File Processing Sequence.
  48.    Records are presented in alphabetical order as follows:
  49.     a} If individual person; by last name, first name.
  50.     b} If company; by company name. If "The" is the first part
  51.        of a co. name, it is ignored in the sequence.
  52.  
  53. 4] Review-Edit function: (Browsing)
  54.       When you first start browsing the records, you will be shown
  55.    all types together by name (company and individuals combined).
  56.       The bottom of the screen lists commands that can be used.
  57.    They are as follows:
  58.  
  59.     F1=Printing......Printing of all browsed records.
  60.                      If in Company mode, will print company only
  61.                      and vice versa for Individual mode.
  62.  
  63.     F5=Companies.....You will browse companies only.
  64.  
  65.     F7=Individuals...You will browse individuals only.
  66.  
  67.     F9=All Again.....Browsing will be for all types.
  68.  
  69.     SpaceBar.........Tag/untag records for printing or deleting.
  70.  
  71.     ENTER............Edit the highlighted record.
  72.  
  73.     ESC..............Process tagged records. Will return to Main Menu
  74.                      if nothing tagged.
  75.  
  76.     A-Z keyboard.....Move to first name starting with the character depressed.
  77.  
  78. 5] Printing options:
  79.    a} Labels. The configuration program that can be accessed
  80.       at the KEEPNAME main menu asks for label specs as follows:
  81.           1-3 across standard business mailing sizes assumed.
  82.    b} Letters. The format is defined in the Main configuration
  83.       program. Starting line, margins, ending, etc.
  84.    c} Once a letter is chosen, it is printed as a formal business
  85.       letter with date, addressing, body, ending.
  86.    d} Report listing all the information.
  87.  
  88. 6] How to access printing options. Letters, Labels, Reports.
  89.    When you choose file review-edit from the Main menu, the
  90.    browsing screen will show all actions at screen bottom.
  91.    The F1 key allows printing for "all" records.
  92.    ** To print selected records, first tag them with the spacebar
  93.       and then hit ESC.
  94.       You will then be sent to a section that is self-explain.
  95.    ** Up to 80 records may be tagged at a time.
  96.  
  97. 7] Sometimes, the sequence "INDEX KEY" file can become damaged
  98.    if the program stops abnormally, such as a printer breakdown
  99.    in the middle of a long print run.
  100.  
  101.    If the Index file gets damaged, you will be told by "KEEPNAME ".
  102.    If that happens, run the program called "FIXFILE" to repair
  103.   the damage.
  104.  
  105. 8] "KEEPNAME" comes with a configurable word processor that
  106.    can be called from the Main menu. This word processor will
  107.    handle about a five page letter. It has maximum line width
  108.    of 80 characters.
  109.  
  110. 9] Word processor action commands are described below:
  111.      ESC.........Edit work is finished
  112.      ALT + C.....Toggle Colors
  113.      ALT + D.....Delete current line
  114.      ALT + I.....Insert before current line
  115.      ALT + M.....Set right margin
  116.      ALT + P.....Print the file
  117.      ALT + R.....Reformat paragraph
  118.                  Put your cursor on the first
  119.                  line of the para. that needs
  120.                  reformatting and then hit
  121.                  ALT+R.
  122.                  The program will adjust that
  123.                  paragraph using the right
  124.                  margin you supply.
  125.                  A paragraph is any body of
  126.                  text that begins with an
  127.                  indent or ends with a blank
  128.                  line before the next para.
  129.      ALT + W.....Toggle WordWrap
  130.   ==========KEYBOARD MOVEMENT KEYS============
  131.      Arrow up..... Move 1 line back
  132.      Arrow Down... Move 1 line forward
  133.      Arrow Left... Move 1 position back
  134.      Arrow Right.. Move 1 position forward
  135.      PgUp......... Move 22 lines back
  136.      PgDn......... Move 22 lines forward
  137.      Home......... Top of screen
  138.      End.......... End of current line
  139.      Enter........ Advance 1 line to col 1
  140.  
  141. 10] If you are going to be doing mass mailing, be sure to use
  142.     upper and lower case on your data files so that your
  143.     letters are professional looking.
  144.  
  145.  
  146.     We hope that this helps you understand the functions within "KEEPNAME".
  147.  
  148.        :~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~:
  149.        : Important: If you use this program, please send us a postcard :
  150.        : with your name and address. As new versions are released, you :
  151.        : will be notified. They will not cost more than the price of   :
  152.        : disks and postage. Probably $4-$12.                           :
  153.        :                                                               :
  154.        :          Send To: PC Answers Int'l, Inc.                      :
  155.        :                   1207 Grayland Street                        :
  156.        :                   Greensboro, NC 27408                        :
  157.        :                                                               :
  158.         ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  159.  
  160.